Surat Sebut Harga(Quotation)

Satu kenyataan rasmi oleh pembekal yang berpotensi untuk membekalkan barang atau perkhidmatan yang diperlukan oleh pembeli, pada tempoh yang ditetapkan. Kandungan surat sebut harga juga mengandungi syarat-syarat jualan dan pembayaran dan jaminan. Format sesebuah surat sebut harga berdasarkan atas sesebuah firma tersebut. Terdapat beberapa langkah yang perlu diikuti untuk menghasilkan surat sebut harga.

Pada permulaan untuk membuat surat sebut harga apabila kedua-dua pihak telah bersetuju untuk mendapat dan memberi perkhidmatan yang diperlukan akan mengisi maklumat melalui borang ‘Work Order’. Borang tersebut akan diberikan kepada pihak yang bertanggungjawab untuk membuat surat sebut harga.

Setelah mendapat maklumat daripada ‘Work Order’, pihak bertanggungjawab perlu menyemak harga,  barang dan perkhidmatan yang akan diberikan.

Kemudian, senaraikan barang dan perkhidmatan yang berkenaan dan perlu mengikut format yang telah ditetapkan oleh sesebuah firma.

Seterusnya, surat tersebut mempunyai nombor rujukan mengikut turutan berdasarkan surat yang telah dikeluarkan. No rujukan tersebut juga perlu direkodkan di dalam buku yang telah ditetapkan oleh firma.

Setelah senarai sebut harga telah siap, surat sebut harga juga perlu dibuat dan ia merupakan surat rasmi untuk yang perlu diberikan kepada klien bersama dengan senarai sebut harga.

Apabila surat dan senarai sebut harga telah disiapkan, ia perlu dicetak untuk dihantar kepada klien.

Setelah surat sebut harga siap dicetak surat tersebut perlu dicop.

Selepas surat tersebut telah dicop dan juga ditandatangani oleh pekerja yang bertanggungjawab, ia perlu difakskan kepada klien. Proses penghantaran bukan sahaja melalui faks malah melalui emel.

Apabila surat tersebut telah dihantar kepada klien, akhir sekali ia perlu disimpan di dalam fail yang telah dikhaskan untuk surat sebut harga.